Kể từ ngày 07/8/2025, một thay đổi quan trọng trong chính sách quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam sẽ chính thức có hiệu lực. Theo đó, giấy phép lao động cho người nước ngoài sẽ chỉ được phép gia hạn một lần duy nhất, dựa trên quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Sự thay đổi này đòi hỏi các doanh nghiệp và người lao động phải nắm rõ để lập kế hoạch và chuẩn bị hồ sơ từ sớm. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết mọi khía cạnh liên quan đến thủ tục gia hạn giấy phép lao động theo luật mới.
1. Quy Định Mới Về Giấy Phép Lao Động: Chỉ Được Gia Hạn 1 Lần
Với sự ra đời của Nghị định 219/2025/NĐ-CP, chính sách về cấp và gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài đã có những điều chỉnh đáng kể, đặc biệt là về số lần gia hạn.
1.1 Thời hạn gia hạn giấy phép lao động theo Điều 29
Theo Điều 29 của Nghị định 219/2025, thời hạn của giấy phép lao động khi được gia hạn sẽ căn cứ theo thời hạn của một trong các trường hợp cụ thể (như hợp đồng lao động, văn bản cử người…). Tuy nhiên, điểm then chốt là nó chỉ được gia hạn một lần duy nhất với thời hạn tối đa không quá 02 năm. Điều này có nghĩa, kể từ 7/8/2025, mỗi người lao động nước ngoài chỉ có một cơ hội để kéo dài thời gian làm việc hợp pháp của mình tại Việt Nam sau khi giấy phép lao động hết hạn lần đầu.
1.2 Tác động của quy định mới
Quy định “một lần gia hạn” này yêu cầu doanh nghiệp và người lao động phải có kế hoạch làm việc dài hạn và ổn định ngay từ đầu. Sau lần gia hạn này, nếu muốn tiếp tục làm việc, người lao động có thể sẽ phải ra nước ngoài và xin cấp mới hoàn toàn một giấy phép lao động khác, dẫn đến chi phí và thời gian phát sinh. Việc nắm rõ Nghị định 219/2025 là vô cùng cần thiết để tránh gián đoạn công việc.
2. Căn Cứ Xác Định Thời Hạn Giấy Phép Lao Động
Để xác định thời hạn cụ thể cho giấy phép lao động khi cấp mới hoặc gia hạn, Nghị định 219/2025 đã liệt kê rõ ràng các căn cứ pháp lý. Hiểu được các căn cứ này giúp doanh nghiệp dự kiến chính xác thời gian làm việc của lao động nước ngoài.
2.1 Các căn cứ chính để xác định thời hạn
Thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây nhưng tối đa không vượt quá 02 năm:
- 1. Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết.
- 2. Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam.
- 3. Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa các đối tác trong nước và quốc tế.
- 4. Thời hạn trong giấy phép kinh doanh, thành lập hoặc hoạt động của doanh nghiệp.
- 5. Thời hạn trong các văn bản liên quan đến việc thành lập hiện diện thương mại hoặc cung cấp dịch vụ.
2.2 Căn cứ đối với giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ
Đối với một số trường hợp đặc thù được miễn giấy phép lao động (theo khoản 14, 15 Điều 7), thời hạn của Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động sẽ do Bộ, ngành hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận, nhưng tối đa cũng không quá 02 năm. Quy định này trong Nghị định 219/2025 đảm bảo sự thống nhất trong quản lý.
3. Hồ Sơ Và Trình Tự Gia Hạn Giấy Phép Lao Động Theo Nghị Định 219/2025
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng trình tự là yếu tố then chốt để việc gia hạn giấy phép lao động diễn ra suôn sẻ. Nghị định 219/2025 đã quy định rất rõ về vấn đề này.
3.1 Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động (Điều 27)
Theo Điều 27 của Nghị định 219/2025, hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động bao gồm:
- 1. Văn bản đề nghị gia hạn của người sử dụng lao động (theo Mẫu số 03).
- 2. Giấy khám sức khỏe hợp lệ (trừ trường hợp đã được kết nối trên hệ thống).
- 3. 02 ảnh màu 4×6, phông nền trắng.
- 4. Bản chính giấy phép lao động còn thời hạn.
- 5. Hộ chiếu còn hiệu lực.
- 6. Các giấy tờ chứng minh hình thức làm việc (như hợp đồng, văn bản cử…).
3.2 Trình tự thực hiện gia hạn (Điều 28)
Điều 28 Nghị định 219/2025 quy định trình tự gia hạn giấy phép lao động như sau:
- 1. Nộp hồ sơ: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu điện hoặc dịch vụ ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công trước ít nhất 10 ngày và không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.
- 2. Tiếp nhận và chuyển hồ sơ: Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.
- 3. Xử lý hồ sơ: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và ra quyết định gia hạn hoặc trả lời bằng văn bản nếu từ chối.
- 4. Ký kết hợp đồng lao động (nếu áp dụng): Đối với một số trường hợp, sau khi gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày làm việc trở lại.
Kết luận
Như vậy, kể từ ngày 07/8/2025, các doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài cần đặc biệt lưu ý về quy định chỉ được gia hạn giấy phép lao động một lần duy nhất theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Việc nắm vững các căn cứ xác định thời hạn, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ chặt chẽ trình tự, thời hạn nộp hồ sơ là chìa khóa để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động và tránh mọi rủi ro pháp lý. Hãy chủ động lên kế hoạch từ sớm để quá trình gia hạn giấy phép lao động diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Ngoài ra, Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để hỗ trợ vấn đề kế toán cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét Smarttax – đối tác tin cậy với dịch vụ kế toán chất lượng cao và giải pháp toàn diện để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ.
SMARTTAX – SỰ LỰA CHỌN THÔNG MINH CHO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN
Smarttax tự hào là một trong số những công ty chất lượng hàng đầu tại khu vực TP.HCM và Đà Nẵng cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành kế toán, chúng tôi hiểu được việc kế toán thuế cần có sự hỗ trợ của các kế toán am hiểu chuyên môn và nhiều kinh nghiệm kỹ năng.
Cùng đội ngũ Kế toán và Luật sư có chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm được đào tạo chuyên nghiệp, cống hiến hết mình với sứ mệnh hỗ trợ, đồng hành cùng doanh nghiệp trên quãng đường phát triển, Smarttax sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho Doanh nghiệp của bạn.
Lựa chọn cho mình một dịch vụ kế toán thuế trọn gói uy tín chất lượng chính là tiền đề giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc kinh doanh. Smarttax Đà Nẵng – Đại lý Thuế cung cấp dịch vụ kế toán – Thuế cam kết mang đến cho doanh nghiệp sự an tâm bền vững, sẽ trở thành hậu phương vững chắc góp phần công sức vào sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai gần nhất. Bên cạnh các dịch vụ kế toán Thuế, dịch vụ đăng ký kinh doanh… hỗ trợ doanh nghiệp tại Smarttax. Hãy tham gia hệ sinh thái khởi nghiệp trong hệ thống Smarttax bao gồm:
- eSmart: là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp khởi nghiệp tại Việt Nam. eSmart luôn đồng hành và hỗ trợ Doanh nghiệp trên con đường kinh doanh thông qua các giải pháp thiết thực từ những dịch vụ cung cấp: Cho thuê văn phòng chia sẻ, chỗ ngồi làm việc cố định, co-working space, phòng làm việc riêng…..
- Smartband: dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Brand Identity) cho doanh nghiệp bao gồm: bộ nhận diện thương hiệu cốt lõi, bộ nhận diện thương hiệu văn phòng, bộ nhận diện thương hiệu marketing cho doanh nghiệp….
- eConnect: eConnect là tổ chức kết nối kinh doanh do eSmart thành lập dành cho các thành viên là doanh nghiệp cùng chia sẻ kiến thức, cùng phát triển và cùng thành công trên chặng đường lập nghiệp.
Với kinh nghiệm hơn 15 năm cung cấp các dịch vụ kế toán thuế trọn gói, đăng ký kinh doanh, bảo hiểm xã hội,… Smarttax luôn sẵn lòng tư vấn tận tâm, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng. Quý khách cần giải đáp bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất tại:
SMARTTAX – HẬU PHƯƠNG VỮNG CHẮC CHO SỰ THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP
Hotline: 1900 1578
Email: info@smattax.vn
Trụ sở: Tầng 7, Tòa nhà Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh.
Chi nhánh: Tầng 8, Hilton Đà Nẵng, 50 Bạch Đằng, Phường Hải Châu, Tp Đà Nẵng.
Website: www.Smarttax.vn
