Trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có thể phát hiện hóa đơn đầu ra đã lập bị sai tên người mua, mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế giá trị gia tăng. Khi đó, kế toán cần xác định đúng hình thức xử lý hóa đơn và kỳ kê khai thuế để tránh làm sai lệch nghĩa vụ thuế.
Từ ngày 01/7/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót được thực hiện theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trong đó, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định trực tiếp về quản lý, sử dụng và xử lý hóa đơn điện tử.
1. Quy định xử lý hóa đơn đầu ra sai sót năm 2026
Khi phát hiện hóa đơn đầu ra đã lập có sai sót, người bán không nên lập ngay hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Trước tiên, doanh nghiệp phải kiểm tra hóa đơn sai ở nội dung nào để lựa chọn cách xử lý phù hợp.
Trường hợp không phải lập lại hóa đơn
Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền viết bằng chữ hoặc một số nội dung khác nhưng các thông tin quan trọng như mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất và tiền thuế vẫn đúng thì người bán không phải lập lại hóa đơn.
Người bán thực hiện thông báo nội dung sai cho người mua và gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế theo mẫu điện tử tương ứng trên hệ thống.
Trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế
Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế khi hóa đơn sai một trong các nội dung quan trọng như:
- Mã số thuế của người mua;
- Tên, quy cách hoặc chất lượng hàng hóa;
- Số lượng, đơn giá hoặc thành tiền;
- Thuế suất thuế GTGT;
- Tiền thuế GTGT;
- Tổng số tiền thanh toán;
- Nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn.
Đối với các trường hợp này, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, trừ một số trường hợp đặc thù phải thực hiện theo hình thức được pháp luật quy định.
Doanh nghiệp không nên áp dụng máy móc cách hiểu “sai ít thì điều chỉnh, sai nhiều thì thay thế”. Quy định mới không phân loại sai sót theo mức độ lớn hay nhỏ mà căn cứ vào nội dung sai và loại hóa đơn để xác định phương án xử lý.
Trường hợp phải lập văn bản thỏa thuận
Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận, trong đó ghi rõ nội dung hóa đơn bị sai.
Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, người bán thực hiện thông báo cho người mua hoặc đăng thông báo trên website của người bán nếu có.
2. Cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
Sau khi xác định hóa đơn thuộc trường hợp phải xử lý, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Lập hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng để điều chỉnh phần nội dung bị sai trên hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh không thay thế hoàn toàn hóa đơn ban đầu mà được sử dụng đồng thời với hóa đơn gốc để phản ánh đúng giao dịch.
Trên hóa đơn phải thể hiện dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.
Đối với nội dung liên quan đến giá trị, người bán ghi số dương khi điều chỉnh tăng và ghi số âm khi điều chỉnh giảm, phù hợp với số chênh lệch thực tế.
Ví dụ: Hóa đơn gốc ghi giá trị hàng hóa là 100 triệu đồng nhưng giá trị đúng là 120 triệu đồng thì hóa đơn điều chỉnh ghi tăng 20 triệu đồng và số thuế GTGT tương ứng.
Lập hóa đơn thay thế
Hóa đơn thay thế là hóa đơn mới được lập để thay thế cho hóa đơn có sai sót. Hóa đơn thay thế phải thể hiện đầy đủ nội dung đúng của giao dịch.
Trên hóa đơn phải có dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán thực hiện ký số và gửi hóa đơn cho người mua. Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hóa đơn mới phải được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua.
Một số trường hợp như hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng được xử lý theo hình thức thay thế, trừ trường hợp pháp luật có quy định xử lý riêng.
Lưu ý khi hóa đơn điều chỉnh tiếp tục bị sai
Nếu doanh nghiệp đã lựa chọn điều chỉnh hóa đơn lần đầu nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục thực hiện theo hình thức điều chỉnh.
Tương tự, nếu lần đầu doanh nghiệp đã lập hóa đơn thay thế thì khi tiếp tục phát hiện sai sót, doanh nghiệp xử lý theo hình thức thay thế.
3. Hướng dẫn kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn đầu ra sai sót
Việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và việc kê khai thuế là hai thủ tục có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau. Sau khi xử lý hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định sai sót thuộc kỳ gốc hay phát sinh từ một sự kiện mới.
Hóa đơn gốc thực sự bị lập sai
Nếu hóa đơn gốc bị sai số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung khác làm thay đổi nghĩa vụ thuế của kỳ đã kê khai, người bán phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn gốc.
Ví dụ: Doanh nghiệp xuất hóa đơn vào tháng 7/2026 với thuế suất 5%, đến tháng 9/2026 mới phát hiện thuế suất đúng là 10%. Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, đồng thời khai bổ sung tờ khai thuế GTGT tháng 7/2026.
Nếu việc khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải:
- Nộp bổ sung số tiền thuế còn thiếu;
- Tự tính và nộp tiền chậm nộp;
- Thời gian tính tiền chậm nộp bắt đầu từ ngày tiếp theo ngày hết hạn nộp thuế của kỳ gốc đến ngày doanh nghiệp nộp đủ tiền.
Nếu khai bổ sung làm giảm số thuế phải nộp, số tiền thuế nộp thừa được bù trừ với nghĩa vụ thuế tiếp theo hoặc xử lý theo quy định về tiền thuế nộp thừa.
Hóa đơn điều chỉnh do sự kiện phát sinh sau thời điểm lập hóa đơn
Một số trường hợp hóa đơn ban đầu không bị lập sai nhưng sau đó phát sinh sự kiện làm thay đổi giá trị giao dịch như:
- Chiết khấu thương mại căn cứ theo doanh số;
- Hàng hóa hoặc dịch vụ bị trả lại;
- Điều chỉnh giá trị, khối lượng sau quyết toán;
- Hoàn phí dịch vụ;
- Hủy hoặc chấm dứt một phần giao dịch;
- Các trường hợp điều chỉnh đặc thù khác.
Đối với những trường hợp thuộc khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh; người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh. Đây không phải là trường hợp quay lại sửa sai nghĩa vụ thuế của kỳ gốc.
Do đó, kế toán cần phân biệt rõ:
| Tình huống | Kỳ kê khai |
|---|---|
| Hóa đơn gốc bị lập sai, làm thay đổi nghĩa vụ thuế | Khai bổ sung kỳ phát sinh hóa đơn gốc |
| Điều chỉnh do chiết khấu, trả lại hàng, quyết toán hoặc sự kiện phát sinh sau | Kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh |
| Điều chỉnh làm tăng thuế phải nộp của kỳ gốc | Nộp thêm thuế và tiền chậm nộp |
| Điều chỉnh làm giảm thuế phải nộp | Bù trừ hoặc xử lý tiền thuế nộp thừa |
4. Hồ sơ, thời hạn và lưu ý khi xử lý hóa đơn sai sót
Khi thực hiện khai bổ sung thuế GTGT, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ các tài liệu liên quan, bao gồm:
- Tờ khai thuế GTGT bổ sung của kỳ có sai sót;
- Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu liên quan;
- Hóa đơn điện tử gốc;
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế;
- Văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua;
- Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót;
- Hợp đồng, biên bản đối chiếu, chứng từ thanh toán và hồ sơ chứng minh nguyên nhân điều chỉnh.
Hồ sơ khai bổ sung được nộp bằng phương thức điện tử thông qua hệ thống khai thuế điện tử hoặc Cổng Dịch vụ công theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Theo khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, người nộp thuế được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 5 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót, với điều kiện đáp ứng các trường hợp được khai bổ sung theo quy định. Luật Quản lý thuế mới có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Không tự ý hủy hóa đơn đã gửi cho người mua;
- Không mặc định mọi hóa đơn điều chỉnh đều kê khai vào kỳ hiện tại;
- Không phân loại “sai lớn” hoặc “sai nhỏ” để lựa chọn hình thức xử lý;
- Kiểm tra kỹ mã số thuế, thuế suất và tiền thuế trước khi phát hành;
- Lưu đầy đủ văn bản thỏa thuận và hồ sơ chứng minh việc điều chỉnh;
- Tính tiền chậm nộp ngay khi khai bổ sung làm tăng thuế phải nộp.
Việc xử lý hóa đơn đầu ra sai sót không chỉ dừng ở bước lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Doanh nghiệp còn phải xác định đúng kỳ kê khai, số thuế chênh lệch và hồ sơ cần lưu trữ. Thực hiện sai một trong các bước này có thể dẫn đến chênh lệch dữ liệu hóa đơn, kê khai sai nghĩa vụ thuế và phát sinh tiền chậm nộp.
Smarttax hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hóa đơn, kê khai bổ sung và xử lý các sai sót về thuế theo quy định mới nhất, giúp bộ phận kế toán hạn chế rủi ro và tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện.
Ngoài ra, Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để hỗ trợ vấn đề kế toán cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét Smarttax – đối tác tin cậy với dịch vụ kế toán chất lượng cao và giải pháp toàn diện để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ.
SMARTTAX – SỰ LỰA CHỌN THÔNG MINH CHO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN
Smarttax tự hào là một trong số những công ty chất lượng hàng đầu tại khu vực TP.HCM và Đà Nẵng cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp. Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong ngành kế toán, chúng tôi hiểu được việc kế toán thuế cần có sự hỗ trợ của các kế toán am hiểu chuyên môn và nhiều kinh nghiệm kỹ năng.
Cùng đội ngũ Kế toán và Luật sư có chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm được đào tạo chuyên nghiệp, cống hiến hết mình với sứ mệnh hỗ trợ, đồng hành cùng doanh nghiệp trên quãng đường phát triển, Smarttax sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho Doanh nghiệp của bạn.
Lựa chọn cho mình một dịch vụ kế toán thuế trọn gói uy tín chất lượng chính là tiền đề giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc kinh doanh. Smarttax Đà Nẵng – Đại lý Thuế cung cấp dịch vụ kế toán – Thuế cam kết mang đến cho doanh nghiệp sự an tâm bền vững, sẽ trở thành hậu phương vững chắc góp phần công sức vào sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai gần nhất. Bên cạnh các dịch vụ kế toán Thuế, dịch vụ đăng ký kinh doanh… hỗ trợ doanh nghiệp tại Smarttax. Hãy tham gia hệ sinh thái khởi nghiệp trong hệ thống Smarttax bao gồm:
- eSmart: là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp khởi nghiệp tại Việt Nam. eSmart luôn đồng hành và hỗ trợ Doanh nghiệp trên con đường kinh doanh thông qua các giải pháp thiết thực từ những dịch vụ cung cấp: Cho thuê văn phòng chia sẻ, chỗ ngồi làm việc cố định, co-working space, phòng làm việc riêng…..
- Smartband: dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Brand Identity) cho doanh nghiệp bao gồm: bộ nhận diện thương hiệu cốt lõi, bộ nhận diện thương hiệu văn phòng, bộ nhận diện thương hiệu marketing cho doanh nghiệp….
- eConnect: eConnect là tổ chức kết nối kinh doanh do eSmart thành lập dành cho các thành viên là doanh nghiệp cùng chia sẻ kiến thức, cùng phát triển và cùng thành công trên chặng đường lập nghiệp.
Với kinh nghiệm hơn 16 năm cung cấp các dịch vụ kế toán thuế trọn gói, đăng ký kinh doanh, bảo hiểm xã hội,… Smarttax luôn sẵn lòng tư vấn tận tâm, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng. Quý khách cần giải đáp bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất tại:
SMARTTAX – HẬU PHƯƠNG VỮNG CHẮC CHO SỰ THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP
Hotline: 1900 1578
Email: info@smattax.vn
Trụ sở: Tầng 7, Tòa nhà Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh.
Chi nhánh: Tầng 8, Hilton Đà Nẵng, 50 Bạch Đằng, Phường Hải Châu, Tp Đà Nẵng.
Website: www.Smarttax.vn
