Người lao động khi đổi công ty thường băn khoăn: có phải đăng ký lại người phụ thuộc không, nếu có thì làm thế nào để không bị mất quyền giảm trừ gia cảnh. Trên thực tế, quy định về người phụ thuộc vừa có phần “chỉ đăng ký một lần”, vừa có ngoại lệ “đổi nơi làm việc phải đăng ký lại theo thủ tục lần đầu”. Bài viết dưới đây hệ thống lại khái niệm, điều kiện, hồ sơ và quy trình thực hiện đúng quy định để bạn áp dụng thuận lợi. Nội dung có trích dẫn căn cứ pháp lý rõ ràng, phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp.
1. Người phụ thuộc là gì và được giảm trừ bao nhiêu?
1.1. Người phụ thuộc là gì theo pháp luật thuế?
Về bản chất, người phụ thuộc là cá nhân mà người nộp thuế TNCN đang có trách nhiệm nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện để được tính giảm trừ gia cảnh khi xác định thu nhập tính thuế. Các nhóm đối tượng người phụ thuộc và điều kiện được hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC (điểm d, đ, e…).
1.2. Các nhóm người phụ thuộc thường gặp (tóm tắt đúng trọng tâm)
Theo hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người phụ thuộc có thể bao gồm:
Con: con dưới 18 tuổi; con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động; hoặc con đang học (đại học/cao đẳng/trung cấp/dạy nghề, kể cả phổ thông) và thu nhập bình quân tháng trong năm không vượt quá 1.000.000 đồng (nếu có).
- Vợ/chồng; cha mẹ (cha mẹ ruột; cha mẹ vợ/chồng; cha dượng/mẹ kế; cha mẹ nuôi hợp pháp…) nếu đáp ứng điều kiện về thu nhập/khả năng lao động theo hướng dẫn tại Điều 9.
- Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà bạn đang trực tiếp nuôi dưỡng (anh/chị/em ruột; ông/bà; cô/dì/chú/bác; cháu ruột; người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác…), kèm điều kiện chặt hơn về “không nơi nương tựa” và hồ sơ xác nhận.
1.3. Mức giảm trừ gia cảnh hiện hành
Mức giảm trừ gia cảnh đang áp dụng:
11 triệu đồng/tháng đối với bản thân người nộp thuế;
4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
2. Đổi công ty có cần đăng ký lại người phụ thuộc không?
2.1. Quy định “mỗi người phụ thuộc chỉ đăng ký 1 lần” – hiểu đúng
Pháp luật quy định: mỗi người phụ thuộc chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ.
Điểm này giúp tránh việc bạn phải “làm lại từ đầu” chỉ vì thay đổi kỳ tính thuế hoặc tiếp tục làm tại cùng đơn vị chi trả.
2.2. Nhưng vì sao đổi nơi làm việc vẫn phải đăng ký lại?
Ngay trong cùng quy định trên, có nêu rõ trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc/nơi kinh doanh thì phải thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như đăng ký lần đầu.
Nói đơn giản:
Mã số thuế người phụ thuộc (nếu đã có) vẫn giữ nguyên;
Nhưng bạn vẫn cần nộp bộ đăng ký tại công ty mới để công ty mới có căn cứ tính giảm trừ khi khấu trừ thuế và khi quyết toán.
2.3. Nếu không đăng ký lại tại công ty mới thì rủi ro gì?
Bạn có thể gặp 3 rủi ro phổ biến:
Công ty mới không tạm tính giảm trừ khi khấu trừ hằng tháng → lương “net” giảm.
Khi quyết toán, bạn phải tự tổng hợp/giải trình nhiều hơn (đặc biệt khi có nhiều nguồn thu).
Trễ hạn nộp hồ sơ chứng minh có thể dẫn đến không được giảm trừ và phải điều chỉnh số thuế.
3. Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc và hồ sơ chứng minh (đúng quy định)
3.1. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc dùng mẫu nào?
Hiện nay, hồ sơ thường dùng:
Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN (Bản đăng ký người phụ thuộc) theo hướng dẫn hồ sơ khai thuế.
- Trường hợp doanh nghiệp tổng hợp danh sách đăng ký cho NLĐ có thể dùng biểu mẫu tổng hợp theo quy định hiện hành (doanh nghiệp thường thực hiện theo hướng dẫn cơ quan thuế).
3.2. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc gồm những gì?
Hồ sơ chứng minh nằm tại điểm g khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC và đã được cập nhật về yêu cầu hồ sơ từ 01/01/2023 theo Thông tư 79/2022/TT-BTC.
Thực tế triển khai, bạn nên chuẩn bị theo nhóm:
Giấy tờ định danh của người phụ thuộc (CCCD/CMND/giấy khai sinh…).
Giấy tờ chứng minh quan hệ (khai sinh, đăng ký kết hôn, quyết định nhận nuôi…).
Giấy tờ chứng minh điều kiện (khuyết tật/không có khả năng lao động; xác nhận thu nhập nếu cần…).
Nếu là người phải trực tiếp nuôi dưỡng (nhóm “không nơi nương tựa”), thường cần bảng kê khai/xác nhận của UBND cấp xã theo mẫu tương ứng.
3.3. Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh: mốc 03 tháng rất quan trọng
Bạn được tạm tính giảm trừ trong năm kể từ khi đăng ký, nhưng phải nộp hồ sơ chứng minh trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (kể cả trường hợp đăng ký thay đổi). Quá hạn, có thể bị loại giảm trừ và phải điều chỉnh thuế.
3.4. Thời điểm được tính giảm trừ: tính từ tháng nào?
Theo hướng dẫn của cơ quan thuế:
Khi đã đăng ký, bạn được tạm tính giảm trừ trong năm kể từ khi đăng ký.
Nếu trong năm bạn chưa tính giảm trừ, khi quyết toán có thể được tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng nếu đáp ứng điều kiện và đã đăng ký (lưu ý quy định riêng về “người phụ thuộc khác” có hạn đăng ký theo năm).
3.5. Checklist nhanh khi bạn vừa đổi công ty
Rà soát danh sách người phụ thuộc đang được giảm trừ (con/cha mẹ/vợ chồng/khác).
Chuẩn bị Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN và bộ hồ sơ chứng minh tương ứng.
Nộp cho công ty mới (để công ty mới kê khai với cơ quan thuế theo kỳ).
Theo dõi mốc 03 tháng để hoàn tất hồ sơ chứng minh đầy đủ.
Cuối năm, đối chiếu lại việc đã được tính giảm trừ đúng tháng, đúng người.
Kết luận
Người phụ thuộc là nội dung “nhỏ nhưng rất dễ sai” trong thuế TNCN: sai đối tượng, thiếu hồ sơ, trễ thời hạn là có thể mất quyền giảm trừ. Điểm cần nhớ nhất: mỗi người phụ thuộc chỉ đăng ký một lần, nhưng khi đổi công ty bạn vẫn phải đăng ký lại tại nơi làm việc mới như lần đầu để đơn vị chi trả có căn cứ khấu trừ và quyết toán.
Nếu bạn muốn, Smarttax có thể giúp bạn chuẩn hóa hồ sơ người phụ thuộc, rà soát điều kiện theo từng trường hợp và hỗ trợ quy trình đăng ký/đối chiếu khi quyết toán để hạn chế rủi ro về thuế.
Ngoài ra, Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để hỗ trợ vấn đề kế toán cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét Smarttax – đối tác tin cậy với dịch vụ kế toán chất lượng cao và giải pháp toàn diện để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ.
SMARTTAX – SỰ LỰA CHỌN THÔNG MINH CHO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN
Smarttax tự hào là một trong số những công ty chất lượng hàng đầu tại khu vực TP.HCM và Đà Nẵng cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành kế toán, chúng tôi hiểu được việc kế toán thuế cần có sự hỗ trợ của các kế toán am hiểu chuyên môn và nhiều kinh nghiệm kỹ năng.
Cùng đội ngũ Kế toán và Luật sư có chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm được đào tạo chuyên nghiệp, cống hiến hết mình với sứ mệnh hỗ trợ, đồng hành cùng doanh nghiệp trên quãng đường phát triển, Smarttax sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho Doanh nghiệp của bạn.
Lựa chọn cho mình một dịch vụ kế toán thuế trọn gói uy tín chất lượng chính là tiền đề giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc kinh doanh. Smarttax Đà Nẵng – Đại lý Thuế cung cấp dịch vụ kế toán – Thuế cam kết mang đến cho doanh nghiệp sự an tâm bền vững, sẽ trở thành hậu phương vững chắc góp phần công sức vào sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai gần nhất. Bên cạnh các dịch vụ kế toán Thuế, dịch vụ đăng ký kinh doanh… hỗ trợ doanh nghiệp tại Smarttax. Hãy tham gia hệ sinh thái khởi nghiệp trong hệ thống Smarttax bao gồm:
- eSmart: là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp khởi nghiệp tại Việt Nam. eSmart luôn đồng hành và hỗ trợ Doanh nghiệp trên con đường kinh doanh thông qua các giải pháp thiết thực từ những dịch vụ cung cấp: Cho thuê văn phòng chia sẻ, chỗ ngồi làm việc cố định, co-working space, phòng làm việc riêng…..
- Smartband: dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Brand Identity) cho doanh nghiệp bao gồm: bộ nhận diện thương hiệu cốt lõi, bộ nhận diện thương hiệu văn phòng, bộ nhận diện thương hiệu marketing cho doanh nghiệp….
- eConnect: eConnect là tổ chức kết nối kinh doanh do eSmart thành lập dành cho các thành viên là doanh nghiệp cùng chia sẻ kiến thức, cùng phát triển và cùng thành công trên chặng đường lập nghiệp.
Với kinh nghiệm hơn 15 năm cung cấp các dịch vụ kế toán thuế trọn gói, đăng ký kinh doanh, bảo hiểm xã hội,… Smarttax luôn sẵn lòng tư vấn tận tâm, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng. Quý khách cần giải đáp bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất tại:
SMARTTAX – HẬU PHƯƠNG VỮNG CHẮC CHO SỰ THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP
Hotline: 1900 1578
Email: info@smattax.vn
Trụ sở: Tầng 7, Tòa nhà Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh.
Chi nhánh: Tầng 8, Hilton Đà Nẵng, 50 Bạch Đằng, Phường Hải Châu, Tp Đà Nẵng.
Website: www.Smarttax.vn
