5 Công văn hướng dẫn thanh toán không dùng tiền mặt mới nhất doanh nghiệp cần biết

Trong bối cảnh chính sách thuế liên tục được cập nhật, việc tuân thủ quy định về thanh toán không dùng tiền mặt là yếu tố then chốt để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Năm 2025 chứng kiến nhiều hướng dẫn quan trọng từ cơ quan thuế. Dưới đây là 05 Công văn nổi bật về thanh toán không dùng tiền mặt mà mọi doanh nghiệp cần lưu ý để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu nghĩa vụ thuế.

1. Công văn 1810/TCS3-QLDN1: Hướng dẫn ủy quyền thanh toán cho bên thứ ba

• Ngày ban hành: 25/7/2025.

• Nội dung trọng tâm: Công văn này giải đáp về việc ủy quyền cho một tổ chức, cá nhân thứ ba (không phải là người lao động trong doanh nghiệp) thực hiện giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt thay.

• Ứng dụng thực tế: Trong nhiều giao dịch, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho đối tác hoặc một bên trung gian thực hiện thanh toán. Công văn xác nhận việc này được chấp nhận, với điều kiện chứng từ thanh toán (sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi) phải thể hiện rõ nội dung chuyển tiền cho bên thụ hưởng và có văn bản ủy quyền hợp lệ kèm theo để giải trình với cơ quan thuế.

2. Công văn 1195/NBI-QLDN3: Hướng dẫn ủy quyền thanh toán cho cá nhân người lao động

• Ngày ban hành: 08/8/2025.

• Nội dung trọng tâm: Đây là hướng dẫn cụ thể cho trường hợp phổ biến: doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân người lao động sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán hộ các khoản chi phí của công ty.

• Ứng dụng thực tế: Khi người lao động ứng tiền hoặc dùng thẻ cá nhân để thanh toán cho các chi phí mua hàng hóa, dịch vụ cho công ty, giao dịch đó vẫn được công nhận là thanh toán không dùng tiền mặt. Điều kiện kèm theo là phải có chứng từ ngân hàng của người lao động và văn bản ủy quyền, đồng thời khoản chi này phải được hạch toán rõ ràng vào chi phí của doanh nghiệp.

3. Công văn 1777/HYE-QNDN2: Làm rõ ngưỡng 5 triệu và 20 triệu đồng

• Ngày ban hành: 29/8/2025.

• Nội dung trọng tâm: Công văn này phân biệt rõ hai ngưỡng giá trị cho mục đích tính thuế TNDN và khấu trừ thuế GTGT – một điểm thường gây nhầm lẫn.

  • Ngưỡng 20 triệu đồng: Áp dụng cho điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Luật Quản lý Thuế.

  • Ngưỡng 5 triệu đồng: Áp dụng cho điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

• Ứng dụng thực tế: Doanh nghiệp cần phân biệt:

  • Mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT): Bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được KHẤU TRỪ thuế GTGT.

  • Mọi khoản chi (không phân biệt giá trị) nếu có hóa đơn và muốn tính vào chi phí được trừ: Phải tuân thủ quy định về chứng từ. Tuy nhiên, với hóa đơn trên 20 triệu, nếu thanh toán bằng tiền mặt sẽ KHÔNG được tính là chi phí hợp lý.

4. Công văn 1860/CTH-QLDN2: Hướng dẫn về khoản chi dưới 05 triệu đồng

• Ngày ban hành: 05/9/2025.

• Nội dung trọng tâm: Công văn làm rõ các khoản chi có hóa đơn từng lần dưới 05 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt vẫn được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

• Ứng dụng thực tế: Đối với các khoản chi phí nhỏ lẻ, thường xuyên như mua văn phòng phẩm, tiếp khách… với giá trị mỗi lần dưới 5 triệu, doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt mà vẫn được trừ chi phí. Điều này tạo sự linh hoạt trong quản lý tài chính nội bộ. Tuy nhiên, cần lưu ý hóa đơn phải hợp lệ, hợp pháp và khoản chi phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

5. Công văn 4850/DON-QLDN1: Giá trị bao nhiêu phải thanh toán không dùng tiền mặt?

• Ngày ban hành: 15/10/2025.

• Nội dung trọng tâm: Công văn này một lần nữa khẳng định và làm rõ ngưỡng giá trị bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT.

6. Căn Cứ Pháp Lý Cho Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt

Để hiểu rõ bản chất của các công văn trên, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp lý nền tảng.

6.1 Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Căn cứ khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 được hướng dẫn bởi Mục 2 Chương III Nghị định 181/2025/NĐ-CP, một trong các điều kiện bắt buộc để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào là:

“b) Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ;”

6.2 Ngưỡng giá trị áp dụng

Cụ thể hóa điều kiện trên, Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định:

“Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.”

Như vậy, để được khấu trừ thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc thù.

6.3 Phương pháp khấu trừ thuế GTGT

Việc tuân thủ quy định về thanh toán không dùng tiền mặt ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế GTGT phải nộp. Căn cứ khoản 1 Điều 11 Luật Thuế GTGT 2024, phương pháp khấu trừ được xác định:

Số thuế GTGT phải nộp = Số thuế GTGT đầu ra – Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Trong đó, Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ chỉ được tính nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện tại Điều 14, bao gồm việc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.

Kết luận:

5 Công văn hướng dẫn thanh toán không dùng tiền mặt trong năm 2025 đã giải đáp nhiều vướng mắc cụ thể cho doanh nghiệp, từ vấn đề ủy quyền đến các ngưỡng giá trị áp dụng. Việc nắm vững và áp dụng chính xác các hướng dẫn này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế mà còn tối ưu hóa được các khoản khấu trừ thuế GTGT và chi phí được trừ, từ đó quản lý dòng tiền và nghĩa vụ thuế một cách hiệu quả nhất.