Thanh toán tiền lương trên 5 triệu là nội dung đang được nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm trong giai đoạn chính sách thuế có nhiều thay đổi. Từ ngày 15/12/2025, việc chi trả lương, tiền công cho người lao động nếu không đúng hình thức có thể dẫn đến rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN. Doanh nghiệp không chỉ cần chi đúng, đủ mà còn phải thanh toán đúng cách theo quy định pháp luật. Bài viết dưới đây của Smarttax sẽ giúp bạn hiểu rõ và áp dụng đúng quy định mới nhất.
1. Thanh toán tiền lương trên 5 triệu theo quy định mới từ 15/12/2025
1.1. Căn cứ pháp lý về thanh toán tiền lương trên 5 triệu
Theo Công văn 218/CST-TN của Bộ Tài chính ban hành ngày 27/01/2026, hướng dẫn thực hiện quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp khi thanh toán tiền lương trên 5 triệu đồng/lần cho người lao động phải đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
Quy định này áp dụng đối với các khoản chi:
Tiền lương
Tiền công
Các khoản chi có tính chất tiền lương, tiền công
1.2. Thanh toán tiền lương trên 5 triệu không dùng tiền mặt là gì?
Thanh toán tiền lương trên 5 triệu được coi là không dùng tiền mặt khi doanh nghiệp thực hiện thông qua:
Chuyển khoản ngân hàng
Các hình thức thanh toán điện tử hợp pháp theo quy định của pháp luật kế toán và thuế
Việc xác định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
1.3. Điều kiện để tiền lương trên 5 triệu được trừ khi tính thuế TNDN
Khoản chi thanh toán tiền lương trên 5 triệu sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu đồng thời đáp ứng:
Có hợp đồng lao động hợp pháp
Có bảng lương, bảng chấm công
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Khoản chi không thuộc danh mục chi phí không được trừ
2. Các khoản chi tiền lương không được trừ khi quyết toán thuế TNDN
2.1. Chi tiền lương không có chứng từ hợp lệ
Doanh nghiệp đã hạch toán chi phí nhưng không thực tế chi trả, hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định, sẽ không được trừ chi phí, kể cả khi số tiền dưới hay trên 5 triệu.
2.2. Tiền lương, tiền thưởng không quy định rõ trong hồ sơ
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng nếu không ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong:
Hợp đồng lao động
Thỏa ước lao động tập thể
Quy chế tài chính, quy chế thưởng
thì không được tính vào chi phí được trừ.
2.3. Tiền lương chưa chi đến hạn quyết toán thuế
Các khoản tiền lương, tiền công đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm nhưng thực tế chưa chi, trừ trường hợp trích lập quỹ lương dự phòng đúng quy định, sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.
2.4. Các khoản chi đặc thù cần lưu ý
Một số khoản chi chỉ được trừ khi đáp ứng đủ điều kiện:
Tiền nhà, tiền học cho con người lao động (nếu có ghi trong hợp đồng và đủ hóa đơn)
Chi công tác phí từ 5 triệu trở lên nếu người lao động thanh toán trước bằng hình thức không dùng tiền mặt và được doanh nghiệp hoàn lại theo quy chế nội bộ
Chi trang phục bằng tiền vượt quá 5 triệu đồng/người/năm
2.5. Các khoản chi chắc chắn không được trừ
Bao gồm:
Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân
Thù lao cho thành viên HĐQT, HĐTV không trực tiếp điều hành
Chi thưởng sáng kiến không có quy chế và hội đồng nghiệm thu
Chi phí mua thẻ hội viên sân gôn, chi phí chơi gôn
3. Trường hợp không có hóa đơn vẫn được trừ chi phí theo Nghị định 320
3.1. Các trường hợp được trừ dù không có hóa đơn
Doanh nghiệp vẫn được trừ chi phí nếu mua:
Nông, lâm, thủy sản của người sản xuất trực tiếp
Sản phẩm thủ công truyền thống
Phế liệu của người thu nhặt
Tài sản, đồ dùng của hộ gia đình, cá nhân
3.2. Lưu ý với thanh toán từ 5 triệu trở lên
Trong các trường hợp trên, nếu giá trị mua từ 5 triệu đồng trở lên/ngày/người bán, doanh nghiệp vẫn phải:
Thanh toán không dùng tiền mặt
Có bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ
Có chứng từ chi tiền hợp lệ theo quy định kế toán
Kết luận
Thanh toán tiền lương trên 5 triệu không chỉ là vấn đề chi trả cho người lao động mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi thuế của doanh nghiệp. Việc tuân thủ đúng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, đầy đủ hồ sơ và chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí, truy thu và xử phạt thuế.
Nếu doanh nghiệp chưa tự tin trong việc áp dụng quy định mới về thanh toán tiền lương trên 5 triệu, Smarttax sẵn sàng đồng hành, tư vấn và hỗ trợ triển khai đúng ngay từ đầu.
Ngoài ra, Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để hỗ trợ vấn đề kế toán cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét Smarttax – đối tác tin cậy với dịch vụ kế toán chất lượng cao và giải pháp toàn diện để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ.
SMARTTAX – SỰ LỰA CHỌN THÔNG MINH CHO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN
Smarttax tự hào là một trong số những công ty chất lượng hàng đầu tại khu vực TP.HCM và Đà Nẵng cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành kế toán, chúng tôi hiểu được việc kế toán thuế cần có sự hỗ trợ của các kế toán am hiểu chuyên môn và nhiều kinh nghiệm kỹ năng.
Cùng đội ngũ Kế toán và Luật sư có chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm được đào tạo chuyên nghiệp, cống hiến hết mình với sứ mệnh hỗ trợ, đồng hành cùng doanh nghiệp trên quãng đường phát triển, Smarttax sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho Doanh nghiệp của bạn.
Lựa chọn cho mình một dịch vụ kế toán thuế trọn gói uy tín chất lượng chính là tiền đề giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc kinh doanh. Smarttax Đà Nẵng – Đại lý Thuế cung cấp dịch vụ kế toán – Thuế cam kết mang đến cho doanh nghiệp sự an tâm bền vững, sẽ trở thành hậu phương vững chắc góp phần công sức vào sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai gần nhất. Bên cạnh các dịch vụ kế toán Thuế, dịch vụ đăng ký kinh doanh… hỗ trợ doanh nghiệp tại Smarttax. Hãy tham gia hệ sinh thái khởi nghiệp trong hệ thống Smarttax bao gồm:
- eSmart: là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp khởi nghiệp tại Việt Nam. eSmart luôn đồng hành và hỗ trợ Doanh nghiệp trên con đường kinh doanh thông qua các giải pháp thiết thực từ những dịch vụ cung cấp: Cho thuê văn phòng chia sẻ, chỗ ngồi làm việc cố định, co-working space, phòng làm việc riêng…..
- Smartband: dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Brand Identity) cho doanh nghiệp bao gồm: bộ nhận diện thương hiệu cốt lõi, bộ nhận diện thương hiệu văn phòng, bộ nhận diện thương hiệu marketing cho doanh nghiệp….
- eConnect: eConnect là tổ chức kết nối kinh doanh do eSmart thành lập dành cho các thành viên là doanh nghiệp cùng chia sẻ kiến thức, cùng phát triển và cùng thành công trên chặng đường lập nghiệp.
Với kinh nghiệm hơn 15 năm cung cấp các dịch vụ kế toán thuế trọn gói, đăng ký kinh doanh, bảo hiểm xã hội,… Smarttax luôn sẵn lòng tư vấn tận tâm, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng. Quý khách cần giải đáp bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất tại:
SMARTTAX – HẬU PHƯƠNG VỮNG CHẮC CHO SỰ THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP
Hotline: 1900 1578
Email: info@smattax.vn
Trụ sở: Tầng 7, Tòa nhà Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh.
Chi nhánh: Tầng 8, Hilton Đà Nẵng, 50 Bạch Đằng, Phường Hải Châu, Tp Đà Nẵng.
Website: www.Smarttax.vn
