Bên bán có được lập hóa đơn khi bên mua chưa thanh toán đầy đủ công nợ là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế mà còn liên quan đến tính hợp pháp của giao dịch. Với các quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần hiểu rõ để tránh sai sót. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ toàn bộ vấn đề liên quan đến việc lập hóa đơn khi chưa thu đủ tiền.

ben-ban-lap-hoa-don-thanh-toan

1. Bên bán có được lập hóa đơn khi bên mua chưa thanh toán đầy đủ công nợ?

1.1. Quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa

Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Điều này có nghĩa là việc lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc bên mua đã thanh toán hay chưa thanh toán đầy đủ công nợ.

1.2. Quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

Đối với dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ một số trường hợp đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế,…

1.3. Kết luận về việc lập hóa đơn khi chưa thanh toán

Như vậy, với câu hỏi bên bán có được lập hóa đơn khi bên mua chưa thanh toán đầy đủ công nợ, câu trả lời là bắt buộc phải lập hóa đơn nếu đã giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.

Việc chờ thanh toán mới lập hóa đơn là sai quy định và có thể bị xử phạt.

2. Bên bán có được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử không?

2.1. Quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Theo khoản 7 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), người bán được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, hóa đơn vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.

2.2. Điều kiện để ủy nhiệm hợp lệ

Việc ủy nhiệm phải đáp ứng các điều kiện sau:

Có văn bản thỏa thuận giữa hai bên
Nêu rõ mục đích, thời hạn, phương thức thanh toán
Thông báo với cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Đối với hóa đơn điện tử không có mã, bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.

2.3. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn ủy nhiệm

Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ quy trình ủy nhiệm để tránh rủi ro sai sót về hóa đơn, đặc biệt là sai thông tin người bán hoặc thời điểm lập hóa đơn.

3. Bên bán có được thêm logo trên hóa đơn điện tử không?

ben-ban-lap-hoa-don-thanh-toan

3.1. Quy định về nội dung bổ sung trên hóa đơn

Theo khoản 15 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ngoài các nội dung bắt buộc, doanh nghiệp được phép bổ sung thông tin khác trên hóa đơn.

Trong đó bao gồm biểu trưng, logo thương hiệu hoặc hình ảnh đại diện của doanh nghiệp.

3.2. Các thông tin có thể bổ sung thêm

Ngoài logo, doanh nghiệp có thể thêm các thông tin như:

Hợp đồng mua bán
Lệnh vận chuyển
Mã khách hàng
Thông tin quản lý nội bộ

Các nội dung này không làm thay đổi bản chất pháp lý của hóa đơn.

3.3. Ý nghĩa của việc thêm logo trên hóa đơn

Việc bổ sung logo giúp tăng nhận diện thương hiệu, tạo sự chuyên nghiệp và đồng nhất trong hệ thống tài liệu của doanh nghiệp.

Kết luận:
Bên bán có được lập hóa đơn khi bên mua chưa thanh toán đầy đủ công nợ không chỉ là vấn đề được phép mà còn là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần lập hóa đơn đúng thời điểm khi đã giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể ủy nhiệm lập hóa đơn và bổ sung logo để tăng tính chuyên nghiệp, nhưng phải tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.