Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh xử lý khấu hao tài sản cố định thế nào?

Tạm ngừng kinh doanh có được trích khấu hao tài sản cố định không là vấn đề dễ gây nhầm lẫn giữa kế toán và thuế. Doanh nghiệp vẫn có thể phải ghi nhận khấu hao trên sổ kế toán, nhưng khoản chi phí này chưa chắc được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Điểm quan trọng là phải xác định tài sản dừng sử dụng vì lý do gì, thời gian bao lâu và sau đó có tiếp tục phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hay không. Bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp phân biệt đúng và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

Tạm ngừng kinh doanh có được trích khấu hao không?

Câu trả lời cần được xem xét trên hai phương diện: ghi nhận kế toán và xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Về kế toán và quản lý tài sản cố định

Khoản 1 Điều 9 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định nguyên tắc chung là các tài sản cố định hiện có của doanh nghiệp phải được trích khấu hao, trừ những tài sản thuộc trường hợp không phải trích khấu hao được liệt kê tại quy định này.

Việc doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh không làm tài sản tự động biến mất khỏi sổ kế toán. Nếu tài sản vẫn thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp, chưa thanh lý, nhượng bán hoặc ghi giảm, doanh nghiệp phải đánh giá việc tiếp tục trích khấu hao theo hồ sơ và tình trạng thực tế của tài sản.

Thông tư 45/2013/TT-BTC được ban hành ngày 25/4/2013, có hiệu lực từ ngày 10/6/2013 và áp dụng từ năm tài chính 2013. Văn bản đã được sửa đổi, bổ sung, trong đó có Thông tư 30/2025/TT-BTC ban hành ngày 30/5/2025, hiệu lực từ ngày 15/7/2025. Bộ Tài chính tiếp tục xác nhận hiệu lực của Thông tư 45/2013/TT-BTC tại Quyết định 1760/QĐ-BTC ngày 01/7/2026.

Về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Việc đã ghi nhận khấu hao trên sổ kế toán không đồng nghĩa toàn bộ chi phí khấu hao sẽ được cơ quan thuế chấp nhận.

Theo tiết e3 điểm e khoản 6 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, một số tài sản tạm thời dừng vẫn được trích khấu hao và khoản khấu hao trong thời gian dừng được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đúng nguyên nhân, thời gian và mục đích sử dụng sau thời gian tạm dừng.

Nghị định 320/2025/NĐ-CP được ban hành và có hiệu lực cùng ngày 15/12/2025. Đây là văn bản quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Phân biệt doanh nghiệp tạm ngừng với tài sản tạm thời dừng

Hai tình huống này có liên quan nhưng không đồng nhất về mặt pháp lý.

Như vậy, không nên suy luận rằng doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh dưới 12 tháng thì toàn bộ khấu hao tài sản cố định đều được tính vào chi phí được trừ.

Mốc dưới 12 tháng chỉ được quy định cho tài sản tạm thời dừng để sửa chữa, di dời địa điểm, bảo trì hoặc bảo dưỡng định kỳ. Trường hợp dừng do sản xuất theo mùa vụ có thời gian giới hạn riêng là dưới 9 tháng.

Những trường hợp khấu hao trong thời gian tạm dừng được tính vào chi phí được trừ

Theo tiết e3 điểm e khoản 6 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, chi phí khấu hao có thể được tính vào chi phí được trừ trong hai nhóm trường hợp sau.

Tạm dừng do sản xuất theo mùa vụ dưới 9 tháng

Tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, đang được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng phải tạm dừng do đặc điểm mùa vụ với thời gian dưới 9 tháng có thể tiếp tục được trích khấu hao.

Sau thời gian tạm dừng, tài sản phải tiếp tục được đưa vào phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Ví dụ thường gặp là máy móc chế biến nông sản chỉ hoạt động trong mùa thu hoạch. Ngoài mùa vụ, dây chuyền tạm dừng nhưng doanh nghiệp vẫn quản lý và sẽ tiếp tục sử dụng trong mùa sản xuất tiếp theo.

Tạm dừng để sửa chữa, di dời hoặc bảo trì dưới 12 tháng

Tài sản tạm thời dừng để sửa chữa, di dời địa điểm, bảo trì hoặc bảo dưỡng định kỳ với thời gian dưới 12 tháng cũng có thể được trích khấu hao.

Điều kiện quan trọng là sau thời gian này, tài sản phải được tiếp tục sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Trường hợp doanh nghiệp chỉ tạm ngừng vì không có đơn hàng

Nếu doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh hoặc để tài sản nhàn rỗi vì không có đơn hàng, thiếu vốn hay thay đổi chiến lược, nguyên nhân này không được liệt kê trực tiếp tại tiết e3 điểm e khoản 6 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Trong trường hợp đó, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào thời gian tạm ngừng dưới 12 tháng để khẳng định chi phí khấu hao chắc chắn được trừ. Hồ sơ cần được đánh giá theo tình trạng sử dụng thực tế, mục đích của tài sản và các căn cứ pháp lý liên quan.

Điều kiện và hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị

Để giảm rủi ro khi tính chi phí khấu hao vào chi phí được trừ, doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời các điều kiện sau:

• Tài sản thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp.
• Tài sản đã được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh trước khi tạm dừng.
• Nguyên nhân tạm dừng thuộc trường hợp được quy định.
• Thời gian tạm dừng không vượt quá giới hạn tương ứng.
• Tài sản được tiếp tục đưa vào sản xuất, kinh doanh sau thời gian tạm dừng.
• Tài sản được quản lý, theo dõi và trích khấu hao đúng chế độ.
• Mức khấu hao và thời gian sử dụng phù hợp với quy định hiện hành.

Pháp luật không quy định một bộ hồ sơ có tên gọi riêng áp dụng chung cho mọi trường hợp. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lưu giữ các tài liệu chứng minh bản chất giao dịch, gồm:

1. Hồ sơ pháp lý và chứng từ hình thành tài sản cố định.
2. Biên bản bàn giao, đưa tài sản vào sử dụng.
3. Quyết định hoặc thông báo tạm dừng tài sản.
4. Tài liệu giải trình nguyên nhân tạm dừng.
5. Kế hoạch sản xuất theo mùa vụ, nếu có.
6. Hợp đồng, biên bản sửa chữa hoặc bảo trì.
7. Hồ sơ di dời, lắp đặt lại tài sản.
8. Biên bản nghiệm thu và đưa tài sản trở lại sử dụng.
9. Bảng tính và bảng phân bổ khấu hao.
10. Sổ chi tiết tài sản cố định và chứng từ kế toán liên quan.

Hồ sơ càng thể hiện rõ thời điểm dừng, nguyên nhân, thời gian và việc tái sử dụng thì khả năng giải trình với cơ quan thuế càng tốt.

Quy trình xử lý khấu hao tài sản cố định khi tạm ngừng

Bước 1: Kiểm kê toàn bộ tài sản

Doanh nghiệp cần lập danh sách tài sản hiện có, xác định nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại và bộ phận đang quản lý.

Không nên áp dụng một phương án chung cho toàn bộ tài sản mà chưa xem xét tình trạng của từng tài sản.

Bước 2: Xác định nguyên nhân tạm dừng

Mỗi tài sản cần được phân loại theo một trong các nhóm:

• Dừng do sản xuất theo mùa vụ.
• Dừng để sửa chữa.
• Dừng để di dời địa điểm.
• Dừng để bảo trì hoặc bảo dưỡng định kỳ.
• Nhàn rỗi vì doanh nghiệp không có hoạt động.
• Chờ thanh lý, nhượng bán hoặc không còn nhu cầu sử dụng.

Việc phân loại này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tính chi phí khấu hao vào chi phí được trừ.

Bước 3: Đối chiếu thời gian tạm dừng

Đối với tài sản dừng do mùa vụ, thời gian phải dưới 9 tháng. Đối với tài sản dừng để sửa chữa, di dời, bảo trì hoặc bảo dưỡng định kỳ, thời gian phải dưới 12 tháng.

Cần lưu ý quy định sử dụng cụm từ “dưới”, không phải “không quá”. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc nhiên hiểu thời gian đủ 9 tháng hoặc đủ 12 tháng vẫn đáp ứng điều kiện.

Bước 4: Thu thập tài liệu chứng minh

Các quyết định nội bộ cần thống nhất với hợp đồng sửa chữa, biên bản bàn giao, hóa đơn, nhật ký vận hành và tài liệu thực tế.

Một quyết định nội bộ được lập sau thời điểm phát sinh hoặc có nội dung không phù hợp với thực tế có thể không đủ sức thuyết phục khi cơ quan thuế kiểm tra.

Bước 5: Thực hiện hạch toán kế toán

Doanh nghiệp thực hiện trích khấu hao theo nguyên giá, phương pháp và thời gian sử dụng đã xác định. Việc thay đổi phương pháp khấu hao hoặc thời gian trích khấu hao phải có căn cứ và tuân thủ quy định.

Chi phí khấu hao cần được ghi nhận đúng tài khoản, đúng bộ phận sử dụng và nhất quán với sổ tài sản cố định.

Bước 6: Đối chiếu khi quyết toán thuế TNDN

Trước khi lập hồ sơ quyết toán, kế toán cần tách:

• Chi phí khấu hao đáp ứng điều kiện được trừ.
• Chi phí đã hạch toán kế toán nhưng chưa đủ điều kiện thuế.
• Khoản cần điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế.
• Khoản cần bổ sung hồ sơ giải trình.

Đây là bước quan trọng để tránh lấy số liệu chi phí kế toán đưa nguyên trạng vào hồ sơ quyết toán thuế.

Ví dụ thực tế

Ví dụ 1: Dây chuyền sản xuất theo mùa vụ

Công ty A sử dụng dây chuyền chế biến nông sản trong mùa thu hoạch. Dây chuyền tạm dừng 7 tháng, sau đó được tiếp tục sử dụng cho mùa sản xuất tiếp theo.

Nếu tài sản thuộc quyền sở hữu của công ty, đã được sử dụng cho hoạt động kinh doanh và có hồ sơ chứng minh tính mùa vụ, khoản khấu hao trong thời gian tạm dừng có cơ sở để được tính vào chi phí được trừ.

Ví dụ 2: Máy móc dừng để sửa chữa

Công ty B dừng một máy sản xuất trong 10 tháng để đại tu. Sau khi nghiệm thu, máy được đưa trở lại dây chuyền sản xuất.

Trường hợp này nằm trong giới hạn dưới 12 tháng. Doanh nghiệp cần lưu hợp đồng sửa chữa, biên bản bàn giao, nghiệm thu và hồ sơ đưa máy trở lại sử dụng.

Ví dụ 3: Doanh nghiệp tạm ngừng vì không có đơn hàng

Công ty C đăng ký tạm ngừng kinh doanh 6 tháng do không có đơn hàng. Máy móc để tại kho, không sửa chữa, không bảo trì định kỳ và không phục vụ sản xuất theo mùa vụ.

Mặc dù thời gian tạm ngừng dưới 12 tháng, trường hợp này không tự động thuộc nhóm được quy định tại tiết e3 điểm e khoản 6 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Công ty cần đánh giá riêng khoản khấu hao khi quyết toán thuế TNDN.

Những lỗi thường gặp và rủi ro thuế

Đồng nhất khấu hao kế toán với chi phí thuế

Đây là lỗi phổ biến nhất. Một khoản được ghi nhận trên sổ kế toán vẫn có thể phải điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Áp dụng mốc 12 tháng cho mọi trường hợp

Mốc dưới 12 tháng không áp dụng chung cho việc doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng. Mốc này gắn với tài sản dừng để sửa chữa, di dời, bảo trì hoặc bảo dưỡng định kỳ.

Không có bằng chứng đưa tài sản trở lại sử dụng

Điều kiện tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP yêu cầu tài sản tiếp tục được đưa vào phục vụ sản xuất, kinh doanh sau thời gian tạm dừng.

Nếu doanh nghiệp thanh lý tài sản ngay sau đó hoặc không có tài liệu chứng minh việc tái sử dụng, khoản khấu hao có thể phát sinh rủi ro khi kiểm tra thuế.

Hồ sơ được lập không đúng thời điểm

Quyết định sửa chữa, lịch bảo trì và biên bản nghiệm thu cần phản ánh đúng thời điểm phát sinh. Hồ sơ lập bổ sung nhưng không phù hợp với chứng từ thực tế có thể bị nghi ngờ về tính hợp lý.

Không điều chỉnh khi quyết toán thuế TNDN

Nếu đã hạch toán khấu hao nhưng chưa đủ điều kiện được trừ, doanh nghiệp cần xem xét điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế. Việc bỏ sót có thể dẫn đến truy thu thuế, tiền chậm nộp và xử lý vi phạm tùy kết quả kiểm tra thực tế.

Doanh nghiệp cần làm gì trước khi quyết toán?

Trước khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp nên thực hiện bốn việc:

1. Đối chiếu sổ tài sản cố định với tình trạng sử dụng thực tế.
2. Phân loại nguyên nhân và thời gian tạm dừng của từng tài sản.
3. Kiểm tra hồ sơ chứng minh việc tạm dừng và đưa tài sản trở lại sử dụng.
4. Tách riêng chênh lệch giữa chi phí khấu hao kế toán và chi phí được trừ theo thuế.

Trường hợp doanh nghiệp chỉ tạm ngừng vì khó khăn kinh doanh, không thuộc các nguyên nhân được liệt kê rõ tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, nên có ý kiến chuyên môn trước khi đưa toàn bộ khấu hao vào chi phí được trừ.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có phải ngừng trích khấu hao không?

Không thể kết luận chỉ dựa trên việc doanh nghiệp đã đăng ký tạm ngừng. Doanh nghiệp cần xem xét tình trạng của từng tài sản theo quy định về quản lý và trích khấu hao. Đồng thời, phải đánh giá riêng khoản khấu hao có đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN hay không.

2. Tạm ngừng dưới 12 tháng thì khấu hao chắc chắn được trừ đúng không?

Không. Mốc dưới 12 tháng áp dụng cho tài sản tạm thời dừng để sửa chữa, di dời, bảo trì hoặc bảo dưỡng định kỳ và sau đó tiếp tục phục vụ sản xuất, kinh doanh. Việc doanh nghiệp tạm ngừng dưới 12 tháng vì không có đơn hàng không tự động đáp ứng quy định này.

3. Tài sản dừng do sản xuất theo mùa vụ được khấu hao bao lâu?

Theo tiết e3 điểm e khoản 6 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thời gian tạm dừng do sản xuất theo mùa vụ phải dưới 9 tháng. Tài sản phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, đã được dùng cho sản xuất, kinh doanh và tiếp tục được sử dụng sau thời gian tạm dừng.

4. Khấu hao đã hạch toán nhưng không được trừ phải xử lý thế nào?

Doanh nghiệp vẫn theo dõi khoản khấu hao theo sổ kế toán nếu phù hợp với chế độ kế toán. Khi quyết toán thuế TNDN, phần không đáp ứng điều kiện thuế cần được xác định để điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế, tránh đưa toàn bộ chi phí kế toán vào chi phí được trừ.

5. Hồ sơ chứng minh tài sản tạm dừng gồm những gì?

Không có một mẫu hồ sơ duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp nên lưu quyết định tạm dừng, hồ sơ tài sản, hợp đồng sửa chữa hoặc bảo trì, biên bản bàn giao, nghiệm thu, lịch sản xuất theo mùa vụ và tài liệu chứng minh tài sản được đưa trở lại hoạt động.

6. Tài sản tạm dừng đủ 12 tháng có được tính khấu hao vào chi phí được trừ không?

Quy định hiện hành sử dụng điều kiện “dưới 12 tháng” đối với tài sản dừng để sửa chữa, di dời, bảo trì hoặc bảo dưỡng định kỳ. Do đó, trường hợp đủ 12 tháng không đáp ứng đúng giới hạn thời gian tại tiết e3 điểm e khoản 6 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Kết luận

Với câu hỏi tạm ngừng kinh doanh có được trích khấu hao hay không, doanh nghiệp cần phân biệt giữa ghi nhận khấu hao theo kế toán và tính chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Không nên áp dụng máy móc kết luận “tạm ngừng dưới 12 tháng vẫn được trừ khấu hao”. Doanh nghiệp cần xác định đúng nguyên nhân, thời gian tạm dừng, tình trạng sở hữu và việc đưa tài sản trở lại sản xuất, kinh doanh.

Liên hệ Smarttax để được tư vấn và hỗ trợ kiểm tra hồ sơ tài sản cố định, hạch toán khấu hao và quyết toán thuế TNDN.