Ai Được Giữ Con Dấu Công Ty Theo Quy Định Mới Nhất?

Con dấu công ty không chỉ là một công cụ hành chính thông thường, mà còn là biểu tượng cho vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý cho các văn bản, hợp đồng của doanh nghiệp. Có những giao dịch nếu thiếu con dấu sẽ bị xem như vô hiệu. Vậy, ai được giữ con dấu công ty theo quy định pháp luật hiện hành? Bài viết này sẽ cung cấp câu trả lời chính xác nhất dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020.

1. Quy Định Pháp Luật Về Người Giữ Con Dấu Công Ty

Theo quy định mới nhất, pháp luật không còn áp đặt cứng nhắc về người duy nhất được phép giữ con dấu. Thay vào đó, quyền này được trao cho chính doanh nghiệp.

Căn cứ khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

“Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện… của doanh nghiệp có dấu ban hành.”

Như vậy, ai được giữ con dấu công ty sẽ do Điều lệ công ty hoặc Quy chế quản lý, sử dụng con dấu của doanh nghiệp đó quyết định. Đây là điểm linh hoạt lớn, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc sắp xếp nhân sự và phân quyền quản lý nội bộ một cách hiệu quả.

2. Sự Thay Đổi So Với Quy Định Cũ

Để thấy rõ sự linh hoạt của quy định mới, chúng ta cần so sánh với quy định cũ:

Theo Luật Doanh nghiệp 2005: Người đại diện theo pháp luật (thường là Giám đốc/Tổng giám đốc) là người duy nhất có thẩm quyền quản lý và lưu giữ con dấu.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020: Doanh nghiệp được tự chủ quyết định ai là người giữ con dấu thông qua Điều lệ hoặc Quy chế. Người giữ dấu có thể là Người đại diện theo pháp luật, Kế toán trưởng, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự hoặc một nhân sự khác tùy theo cơ cấu tổ chức.

Sự thay đổi này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc phân công, tránh tình trạng bị động khi người đại diện theo pháp luật vắng mặt.

3. Ai Thường Được Giao Quyền Giữ Con Dấu Trong Thực Tế?

Mặc dù pháp luật cho phép tự do quyết định, trên thực tiễn, có hai xu hướng phổ biến:

Phổ biến nhất: Người đại diện theo pháp luật (Giám đốc, Chủ tịch HĐQT) vẫn là người trực tiếp quản lý và giữ con dấu. Điều này đảm bảo tính tập trung, kiểm soát chặt chẽ mọi giao dịch quan trọng.
Ủy quyền cho nhân sự khác: Nhiều doanh nghiệp quy định trong Điều lệ hoặc Quy chế rằng Kế toán trưởng, Thư ký, Trưởng phòng Hành chính là người lưu giữ con dấu. Tuy nhiên, việc sử dụng thường đi kèm điều kiện:
- Chỉ được đóng dấu tại trụ sở công ty.
- Việc mang con dấu ra ngoài trụ sở phải được người đại diện theo pháp luật chấp thuận bằng văn bản. Quy định này nhằm hạn chế rủi ro phát sinh từ việc sử dụng con dấu không kiểm soát.

4. Lưu Ý Quan Trọng Khi Quy Định Về Người Giữ Con Dấu

Để đảm bảo tính pháp lý và an toàn trong hoạt động, doanh nghiệp cần lưu ý:

Quy Định Rõ Ràng Trong Văn Bản: Việc phân công người giữ con dấu bắt buộc phải được ghi nhận cụ thể trong Điều lệ công ty hoặc Quy chế quản lý con dấu. Nếu không có quy định, mọi rủi ro phát sinh sẽ thuộc về người đại diện theo pháp luật.
Trách Nhiệm Pháp Lý: Người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm cuối cùng trước pháp luật về mọi hoạt động của doanh nghiệp, kể cả những văn bản được đóng dấu bởi người được ủy quyền. Do đó, việc giám sát hoạt động sử dụng con dấu là vô cùng cần thiết.
Quy Trình Sử Dấu: Dù ai là người giữ dấu, doanh nghiệp cũng nên xây dựng một quy trình sử dụng con dấu chặt chẽ, bao gồm sổ theo dõi việc đóng dấu, các loại văn bản được phép đóng dấu và những trường hợp cần có sự phê duyệt đặc biệt.

Kết Luận

Câu trả lời cho câu hỏi “Ai được giữ con dấu công ty?” đã được tự do hóa theo Luật Doanh nghiệp 2020. Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền chủ động quyết định người phù hợp nhất để giao phó trách nhiệm quan trọng này thông qua Điều lệ hoặc Quy chế nội bộ. Việc lựa chọn người giữ dấu cần cân nhắc giữa yếu tố hiệu quả công việc và kiểm soát rủi ro pháp lý, đảm bảo con dấu – “linh hồn” pháp lý của doanh nghiệp – được sử dụng đúng mục đích và an toàn.

Ngoài ra, Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để hỗ trợ vấn đề kế toán cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét Smarttax – đối tác tin cậy với dịch vụ kế toán chất lượng cao và giải pháp toàn diện để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ.

SMARTTAX – SỰ LỰA CHỌN THÔNG MINH CHO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN

Smarttax tự hào là một trong số những công ty chất lượng hàng đầu tại khu vực TP.HCM và Đà Nẵng cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành kế toán, chúng tôi hiểu được việc kế toán thuế cần có sự hỗ trợ của các kế toán am hiểu chuyên môn và nhiều kinh nghiệm kỹ năng.

Cùng đội ngũ Kế toán và Luật sư có chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm được đào tạo chuyên nghiệp, cống hiến hết mình với sứ mệnh hỗ trợ, đồng hành cùng doanh nghiệp trên quãng đường phát triển, Smarttax sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho Doanh nghiệp của bạn.

Lựa chọn cho mình một dịch vụ kế toán thuế trọn gói uy tín chất lượng chính là tiền đề giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc kinh doanh. Smarttax Đà Nẵng – Đại lý Thuế cung cấp dịch vụ kế toán – Thuế cam kết mang đến cho doanh nghiệp sự an tâm bền vững, sẽ trở thành hậu phương vững chắc góp phần công sức vào sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai gần nhất. Bên cạnh các dịch vụ kế toán Thuế, dịch vụ đăng ký kinh doanh… hỗ trợ doanh nghiệp tại Smarttax. Hãy tham gia hệ sinh thái khởi nghiệp trong hệ thống Smarttax bao gồm:

eSmart: là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp khởi nghiệp tại Việt Nam. eSmart luôn đồng hành và hỗ trợ Doanh nghiệp trên con đường kinh doanh thông qua các giải pháp thiết thực từ những dịch vụ cung cấp: Cho thuê văn phòng chia sẻ, chỗ ngồi làm việc cố định, co-working space, phòng làm việc riêng…..
Smartband: dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Brand Identity) cho doanh nghiệp bao gồm: bộ nhận diện thương hiệu cốt lõi, bộ nhận diện thương hiệu văn phòng, bộ nhận diện thương hiệu marketing cho doanh nghiệp….
eConnect: eConnect là tổ chức kết nối kinh doanh do eSmart thành lập dành cho các thành viên là doanh nghiệp cùng chia sẻ kiến thức, cùng phát triển và cùng thành công trên chặng đường lập nghiệp.

Với kinh nghiệm hơn 15 năm cung cấp các dịch vụ kế toán thuế trọn gói, đăng ký kinh doanh, bảo hiểm xã hội,… Smarttax luôn sẵn lòng tư vấn tận tâm, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng. Quý khách cần giải đáp bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất tại:

SMARTTAX – HẬU PHƯƠNG VỮNG CHẮC CHO SỰ THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP
Hotline: 1900 1578
Email: info@smattax.vn
Trụ sở: Tầng 7, Tòa nhà Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh.
Chi nhánh: Tầng 8, Hilton Đà Nẵng, 50 Bạch Đằng, Phường Hải Châu, Tp Đà Nẵng.
Website: www.Smarttax.vn

Bích Hiền

Xin chào, tôi là Nguyễn Hiền, Content Marketing của Smarttax. Tôi chuyên viết và chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm về kế toán và thuế, giúp doanh nghiệp tối ưu hoá chi phí và tuân thủ pháp luật một cách hiệu quả.