Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là nghĩa vụ của doanh nghiệp và là quyền lợi của người lao động để thực hiện quyết toán thuế. Năm 2025, với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về thủ tục thuế nói chung và chứng từ khấu trừ nói riêng có nhiều thay đổi quan trọng. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ khi nào cần lập, khi nào cấp chứng từ và mẫu nào được sử dụng.
1. Khi nào cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 cho người lao động?
Căn cứ vào khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định rõ ràng như sau:
“Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế… phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”
Cụ thể hơn, việc cấp chứng từ được áp dụng cho từng trường hợp:
Đối với cá nhân không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 03 tháng: Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp chung một chứng từ cho nhiều lần trong một kỳ tính thuế.
Đối với cá nhân ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên: Doanh nghiệp chỉ cần cấp một chứng từ khấu trừ duy nhất trong một kỳ tính thuế (thường là vào cuối năm hoặc đầu năm sau, thời điểm chuẩn bị quyết toán thuế).
→ Tóm lại:
Cấp theo yêu cầu: Doanh nghiệp có trách nhiệm cấp chứng từ khi người lao động yêu cầu.
Không cấp trong trường hợp ủy quyền: Nếu người lao động đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế thay thì sẽ không được cấp chứng từ này.
2. Khi nào phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025?
Nhiều người nhầm lẫn giữa thời điểm lập và thời điểm cấp chứng từ. Đây là hai thời điểm hoàn toàn khác nhau, được quy định trong các văn bản pháp luật riêng biệt.
Căn cứ khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi), thời điểm lập chứng từ được quy định rõ:
“Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân… tổ chức khấu trừ thuế… phải lập chứng từ… giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế.”
Như vậy:
Thời điểm lập: Là ngay tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN (thời điểm chi trả thu nhập cho người lao động).
Thời điểm cấp: Là khi người lao động có yêu cầu (trừ trường hợp ủy quyền quyết toán).
Điều này có nghĩa, doanh nghiệp bắt buộc phải lập chứng từ ngay khi khấu trừ thuế, nhưng chỉ phải cấp chứng từ đó cho người lao động khi họ yêu cầu. Hai hành vi này không nhất thiết phải diễn ra cùng một thời điểm.
3. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2025 là gì?
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/6/2025, mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN được áp dụng thống nhất trên toàn quốc là:
Mẫu 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định này.
Doanh nghiệp cần lưu ý chuyển đổi sang sử dụng Mẫu 03/TNCN theo Nghị định 70/2025 cho tất cả các lần khấu trừ thuế từ sau ngày 01/6/2025. Việc sử dụng đúng mẫu chứng từ là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý.
Kết luận
Việc hiểu rõ quy định về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ pháp luật và hỗ trợ người lao động trong việc quyết toán thuế. Cần phân biệt rõ:
Lập chứng từ: Tại thời điểm khấu trừ thuế (bắt buộc).
Cấp chứng từ: Khi người lao động yêu cầu (trừ trường hợp ủy quyền).
Đồng thời, từ 01/6/2025, hãy đảm bảo sử dụng đúng Mẫu 03/TNCN theo quy định mới nhất.
Smarttax – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi giải pháp thuế và kế toán.
Ngoài ra, Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để hỗ trợ vấn đề kế toán cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét Smarttax – đối tác tin cậy với dịch vụ kế toán chất lượng cao và giải pháp toàn diện để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ.
SMARTTAX – SỰ LỰA CHỌN THÔNG MINH CHO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN
Smarttax tự hào là một trong số những công ty chất lượng hàng đầu tại khu vực TP.HCM và Đà Nẵng cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành kế toán, chúng tôi hiểu được việc kế toán thuế cần có sự hỗ trợ của các kế toán am hiểu chuyên môn và nhiều kinh nghiệm kỹ năng.
Cùng đội ngũ Kế toán và Luật sư có chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm được đào tạo chuyên nghiệp, cống hiến hết mình với sứ mệnh hỗ trợ, đồng hành cùng doanh nghiệp trên quãng đường phát triển, Smarttax sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho Doanh nghiệp của bạn.
Lựa chọn cho mình một dịch vụ kế toán thuế trọn gói uy tín chất lượng chính là tiền đề giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc kinh doanh. Smarttax Đà Nẵng – Đại lý Thuế cung cấp dịch vụ kế toán – Thuế cam kết mang đến cho doanh nghiệp sự an tâm bền vững, sẽ trở thành hậu phương vững chắc góp phần công sức vào sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai gần nhất. Bên cạnh các dịch vụ kế toán Thuế, dịch vụ đăng ký kinh doanh… hỗ trợ doanh nghiệp tại Smarttax. Hãy tham gia hệ sinh thái khởi nghiệp trong hệ thống Smarttax bao gồm:
- eSmart: là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp khởi nghiệp tại Việt Nam. eSmart luôn đồng hành và hỗ trợ Doanh nghiệp trên con đường kinh doanh thông qua các giải pháp thiết thực từ những dịch vụ cung cấp: Cho thuê văn phòng chia sẻ, chỗ ngồi làm việc cố định, co-working space, phòng làm việc riêng…..
- Smartband: dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Brand Identity) cho doanh nghiệp bao gồm: bộ nhận diện thương hiệu cốt lõi, bộ nhận diện thương hiệu văn phòng, bộ nhận diện thương hiệu marketing cho doanh nghiệp….
- eConnect: eConnect là tổ chức kết nối kinh doanh do eSmart thành lập dành cho các thành viên là doanh nghiệp cùng chia sẻ kiến thức, cùng phát triển và cùng thành công trên chặng đường lập nghiệp.
Với kinh nghiệm hơn 15 năm cung cấp các dịch vụ kế toán thuế trọn gói, đăng ký kinh doanh, bảo hiểm xã hội,… Smarttax luôn sẵn lòng tư vấn tận tâm, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng. Quý khách cần giải đáp bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất tại:
SMARTTAX – HẬU PHƯƠNG VỮNG CHẮC CHO SỰ THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP
Hotline: 1900 1578
Email: info@smattax.vn
Trụ sở: Tầng 7, Tòa nhà Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh.
Chi nhánh: Tầng 8, Hilton Đà Nẵng, 50 Bạch Đằng, Phường Hải Châu, Tp Đà Nẵng.
Website: www.Smarttax.vn
