Từ ngày 01/6/2025, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai sẽ tuân thủ quy định mới tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là một điểm thay đổi quan trọng mà các doanh nghiệp, kế toán và cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử cần đặc biệt lưu ý để tránh các rủi ro về pháp lý và thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các trường hợp điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, cũng như cách xử lý hóa đơn trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ theo đúng quy định mới nhất của pháp luật.
>>> Xem thêm: Không Cần Máy POS Đắt Tiền – Hộ Kinh Doanh Chỉ Cần Phần Mềm Hợp Chuẩn
1. Quy định chung về xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ 01/6/2025
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế), người bán sẽ thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn tùy theo mức độ sai sót. Việc này đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ của hóa đơn và phù hợp với dữ liệu đã gửi đến cơ quan thuế.
Có hai phương án xử lý chính:
Điều chỉnh hóa đơn điện tử: Áp dụng với những sai sót không nghiêm trọng.
Thay thế hóa đơn điện tử: Áp dụng với các sai sót nghiêm trọng hơn, cần lập hóa đơn mới thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ.
2. Hướng dẫn chi tiết các trường hợp xử lý hóa đơn sai sót
Trường hợp 1: Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế
Nếu hóa đơn điện tử chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua, nhưng không sai mã số thuế, các nội dung còn lại đúng, thì không cần lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh. Người bán chỉ cần:
Thông báo cho người mua về sai sót.
Gửi thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA.
Trường hợp này được đánh giá là sai sót nhẹ, không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế nên xử lý đơn giản hơn.
Trường hợp 2: Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc thông tin hàng hóa
Trường hợp này có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế nên cần xử lý cẩn trọng. Có hai lựa chọn:
a. Điều chỉnh hóa đơn điện tử
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ nội dung bị sai và phần điều chỉnh.
b. Thay thế hóa đơn điện tử
Nếu sai sót lớn, gây ảnh hưởng đến thông tin cơ bản của hóa đơn, người bán có thể lập hóa đơn thay thế, ghi rõ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán cần ký số và gửi cho người mua. Nếu sử dụng hóa đơn có mã, phải gửi cơ quan thuế để cấp mã mới.
3. Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ
Theo quy định mới từ ngày 01/6/2025, các trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ sẽ được xử lý như sau:
a. Trả lại hàng hóa thông thường
Khi người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, kể cả trong trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị, người bán sẽ:
Lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu.
Trường hợp có thỏa thuận, người mua có thể lập hóa đơn điện tử trả lại cho người bán.
Hai bên sẽ thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định hiện hành.
b. Hàng hóa là tài sản cần đăng ký quyền sử dụng hoặc sở hữu
Với tài sản đã được đăng ký tên người mua (như xe, bất động sản…), nếu phát sinh việc trả lại, người mua lập hóa đơn điện tử trả lại cho người bán (nếu thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử). Việc này phải đảm bảo tuân thủ pháp luật chuyên ngành liên quan đến đăng ký tài sản.
c. Trường hợp hoàn, giảm phí, hoa hồng trong lĩnh vực bảo hiểm
Doanh nghiệp bảo hiểm lập hóa đơn điều chỉnh trong các trường hợp sau:
Hoàn phí bảo hiểm.
Giảm phí bảo hiểm.
Giảm hoa hồng môi giới hoặc các khoản chi phí giảm trừ khác.
Trên hóa đơn ghi rõ: số tiền hoàn/giảm, lý do hoàn/giảm, thông tin liên quan đến hóa đơn thu phí ban đầu. Kèm theo đó là biên bản hoặc thỏa thuận văn bản giữa hai bên. Các tài liệu này phải được lưu giữ tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu.
d. Trường hợp hủy hoặc chấm dứt dịch vụ đã lập hóa đơn
Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước (đối với dịch vụ, bất động sản, cơ sở hạ tầng…), sau đó giao dịch bị hủy hoặc chấm dứt một phần, thì người bán thực hiện:
Lập hóa đơn điều chỉnh, theo đúng quy định tại điểm b.1 khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
4. Một số lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn chỉ được thực hiện khi hai bên thống nhất về nội dung sai sót.
Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải được lập đúng định dạng theo quy định, ký số và gửi đúng cơ quan thuế (nếu sử dụng hóa đơn có mã).
Các hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, hoàn giảm phí phải được lưu trữ đầy đủ và xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.
5. Kết luận
Việc hiểu và áp dụng đúng quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP về điều chỉnh và thay thế hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có, đồng thời tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử, hãy liên hệ Smarttax – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ kế toán, thuế và hóa đơn điện tử chuyên nghiệp. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn từng bước trong quá trình điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo đúng quy định mới nhất của pháp luật.
Ngoài ra, Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để hỗ trợ vấn đề kế toán cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét Smarttax – đối tác tin cậy với dịch vụ kế toán chất lượng cao và giải pháp toàn diện để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ.
SMARTTAX – SỰ LỰA CHỌN THÔNG MINH CHO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN
Smarttax tự hào là một trong số những công ty chất lượng hàng đầu tại khu vực TP.HCM và Đà Nẵng cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành kế toán, chúng tôi hiểu được việc kế toán thuế cần có sự hỗ trợ của các kế toán am hiểu chuyên môn và nhiều kinh nghiệm kỹ năng.
Cùng đội ngũ Kế toán và Luật sư có chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm được đào tạo chuyên nghiệp, cống hiến hết mình với sứ mệnh hỗ trợ, đồng hành cùng doanh nghiệp trên quãng đường phát triển, Smarttax sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho Doanh nghiệp của bạn.
Lựa chọn cho mình một dịch vụ kế toán thuế trọn gói uy tín chất lượng chính là tiền đề giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc kinh doanh. Smarttax Đà Nẵng – Đại lý Thuế cung cấp dịch vụ kế toán – Thuế cam kết mang đến cho doanh nghiệp sự an tâm bền vững, sẽ trở thành hậu phương vững chắc góp phần công sức vào sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai gần nhất. Bên cạnh các dịch vụ kế toán Thuế, dịch vụ đăng ký kinh doanh… hỗ trợ doanh nghiệp tại Smarttax. Hãy tham gia hệ sinh thái khởi nghiệp trong hệ thống Smarttax bao gồm:
- eSmart: là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp khởi nghiệp tại Việt Nam. eSmart luôn đồng hành và hỗ trợ Doanh nghiệp trên con đường kinh doanh thông qua các giải pháp thiết thực từ những dịch vụ cung cấp: Cho thuê văn phòng chia sẻ, chỗ ngồi làm việc cố định, co-working space, phòng làm việc riêng…..
- Smartband: dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Brand Identity) cho doanh nghiệp bao gồm: bộ nhận diện thương hiệu cốt lõi, bộ nhận diện thương hiệu văn phòng, bộ nhận diện thương hiệu marketing cho doanh nghiệp….
- eConnect: eConnect là tổ chức kết nối kinh doanh do eSmart thành lập dành cho các thành viên là doanh nghiệp cùng chia sẻ kiến thức, cùng phát triển và cùng thành công trên chặng đường lập nghiệp.
Với kinh nghiệm hơn 15 năm cung cấp các dịch vụ kế toán thuế trọn gói, đăng ký kinh doanh, bảo hiểm xã hội,… Smarttax luôn sẵn lòng tư vấn tận tâm, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng. Quý khách cần giải đáp bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất tại:
SMARTTAX – HẬU PHƯƠNG VỮNG CHẮC CHO SỰ THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP
Hotline: 1900 1578
Email: info@smattax.vn
Trụ sở: Tầng 7, Tòa nhà Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 08, Quận Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh.
Chi nhánh: Tầng 8, Hilton Đà Nẵng, 50 Bạch Đằng, Phường Hải Châu 1, Quận Hải Châu, Tp Đà Nẵng.
Website: www.Smarttax.vn
