Từ năm 2026, quy định về hợp đồng lao động điện tử chính thức được triển khai, khiến nhiều doanh nghiệp và người lao động băn khoăn: liệu hợp đồng lao động bằng văn bản giấy còn được sử dụng hay không? Bài viết dưới đây của Smarttax sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật mới nhất và cách áp dụng đúng.

hop-dong-lao-dong-bang-van-ban

1. Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy còn sử dụng được không?

1.1. Quy định mới về hợp đồng lao động điện tử từ 2026

Theo Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ đồng thời các quy định về pháp luật lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho các bên dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận. Đồng thời, Nhà nước khuyến khích doanh nghiệp áp dụng hình thức hợp đồng điện tử trong quản trị nhân sự và thực hiện thủ tục hành chính.

1.2. Thời điểm áp dụng hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 28 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, nghị định có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Tuy nhiên, việc triển khai chính thức hợp đồng lao động điện tử được thực hiện từ ngày 01/07/2026 khi nền tảng hợp đồng điện tử đi vào vận hành.

Điều này cho thấy việc áp dụng hợp đồng điện tử có lộ trình cụ thể và không áp dụng ngay lập tức từ đầu năm.

1.3. Kết luận: Hợp đồng giấy vẫn hợp pháp

Mặc dù pháp luật khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử, nhưng đây không phải là quy định bắt buộc.

Do đó, hợp đồng lao động bằng văn bản giấy vẫn hoàn toàn hợp pháp và được pháp luật công nhận. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức phù hợp với điều kiện vận hành của mình.

2. Hợp đồng lao động có hiệu lực khi nào?

hop-dong-lao-dong-bang-van-ban

2.1. Thời điểm phát sinh hiệu lực

Theo Điều 23 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có hiệu lực kể từ ngày hai bên giao kết, trừ khi có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định riêng.

Điều này có nghĩa là ngay khi người lao động và người sử dụng lao động ký kết hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên đã chính thức phát sinh.

2.2. Lưu ý khi xác định hiệu lực

Trong thực tế, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến thời điểm bắt đầu hiệu lực ghi trong hợp đồng. Nếu có sự khác biệt giữa ngày ký và ngày hiệu lực, cần ghi rõ để tránh tranh chấp về sau.

3. Nội dung bắt buộc của hợp đồng lao động

3.1. Các thông tin cơ bản của các bên

Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải thể hiện rõ thông tin của người sử dụng lao động và người lao động. Điều này bao gồm tên, địa chỉ doanh nghiệp, họ tên, chức danh người ký hợp đồng, cũng như thông tin cá nhân của người lao động như ngày sinh, nơi cư trú và giấy tờ tùy thân.

3.2. Nội dung về công việc và thời hạn

Hợp đồng cần nêu rõ công việc phải thực hiện, địa điểm làm việc và thời hạn của hợp đồng. Đây là cơ sở quan trọng để xác định trách nhiệm và phạm vi công việc của người lao động.

3.3. Nội dung về tiền lương và chế độ

Một trong những nội dung quan trọng nhất là mức lương, hình thức trả lương, thời hạn thanh toán, phụ cấp và các khoản bổ sung khác. Ngoài ra, hợp đồng cần quy định rõ chế độ nâng lương, nâng bậc để đảm bảo quyền lợi lâu dài.

3.4. Điều kiện làm việc và phúc lợi

Hợp đồng lao động phải quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trang bị bảo hộ lao động, cũng như các chế độ bảo hiểm bắt buộc như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.

3.5. Đào tạo và bảo mật thông tin

Trong trường hợp công việc liên quan đến bí mật kinh doanh hoặc công nghệ, doanh nghiệp có thể thỏa thuận thêm về nghĩa vụ bảo mật và trách nhiệm bồi thường khi vi phạm. Đồng thời, các nội dung về đào tạo và nâng cao kỹ năng nghề cũng cần được thể hiện rõ.

4. Doanh nghiệp nên chọn hợp đồng giấy hay điện tử?

4.1. Khi nào nên dùng hợp đồng giấy

Hợp đồng giấy phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, chưa có hệ thống quản lý số hóa hoặc cần lưu trữ hồ sơ truyền thống. Đây vẫn là phương thức quen thuộc, dễ áp dụng và không yêu cầu hạ tầng công nghệ.

4.2. Khi nào nên chuyển sang hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nhân sự hoặc có nhu cầu quản lý từ xa. Việc chuyển đổi giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản trị.

4.3. Xu hướng trong tương lai

Dù chưa bắt buộc, nhưng xu hướng chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử là tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số. Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị để không bị gián đoạn khi áp dụng rộng rãi.

Kết luận

Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy vẫn hoàn toàn hợp pháp và được sử dụng song song với hợp đồng điện tử trong năm 2026. Tuy nhiên, với định hướng chuyển đổi số, doanh nghiệp nên cân nhắc từng bước chuyển đổi sang hợp đồng điện tử để tối ưu quản lý và nâng cao hiệu quả vận hành.